Enviral: Prechod na Qlik priniesol spoločnosti Enviral istotu a rozšíril možnosti plánovania
Istota a rozšírenie plánovania
PRÍNOSY V SKRATKE
- Postupná automatizácia
- Eliminácia ľudských chýb
- Správa plánovacieho toolu bez potreby zapojenia vývojárov alebo iných špecialistov.
- Aplikácia zobrazí používateľovi rozdiely medzi mesiacmi a rokmi v jednotlivých kategóriách
- Schvaľovanie rozpočtu priamo v aplikácii
SOLUTION OVERVIEW
Enviral
- FOCUS: Energetika, chemický priemysel
- KRAJINA: Európa
- CHALLENGES: Využitie naprieč rôznymi krajinami a trhmi. Správne nastavenie a prepojenie zdrojov dát. Prístup zamestnancov k novému systému
- RIEŠENIE: Pokročilé filtrovanie. Prechod z Excelu na automatizovanú platformu Qlik Sense.
- TECHNOLÓGIE: Qlik Sense, Inphinity Forms
Hneď ako sa vytvorí nová verzia budget alebo forecastu, nové údaje sa veľmi rýchlo zobrazia v čiastkových prehľadoch, ktoré sú stopercentne aktuálne. Reportovanie je vďaka tomu rýchlejšie a plánovanie jednoduchšie.
Spoločnosť Enviral, člen skupiny ENVIEN, bola založená v roku 2004 ako prvý výrobca bioetanolu na Slovensku. Lieh nazývaný bioetanol je palivo, ktoré vzniká z obnoviteľných surovín poľnohospodárskeho pôvodu metódou alkoholového kvasenia biomasy. Základnou surovinou je kukurica.
ENVIEN GROUP je skupina 15 spoločností z 8 krajín. Je jedným z najväčších výrobcov biopalív v strednej Európe.
Hlavné potreby
Skupina ENVIEN používa Qlik Sense od roku 2018. V súčasnosti s ním pracuje už viac ako 100 používateľov. Niekoľko ďalších ľudí má prístup k údajom aj prostredníctvom nástroja generujúceho statické reporty, Qlik NPrinting. Qlik dnes využívajú oddelenia, ako sú financie, investície, logistika, predaj a prevádzka.
Najväčšie uplatnenie Qlik našiel na oddelení controllingu, ktoré počas roka vytvára finančné plány (rozpočty) a aktualizuje budúce prognózy (predpovede). Oddelenie kontrolingu pracuje s dátami zo spoločností so sídlom v rôznych krajinách, ktoré spracováva do jednotného formátu.
Spočiatku bolo potrebné prepojiť agendy finančného plánovania s výstupmi obsahujúcimi aktuálne výsledky. Túto potrebu zvýšili aktuálne udalosti, ktoré sú sprevádzané častými zmenami, vyžadujúce si rýchle reakcie.
PLÁNOVANIE V ENVIRALE
Prvá fáza plánovania
V spoločnosti existujú dve paralelné riešenia. Na jednej strane sa plánovanie stále vykonáva v Exceli, ale je už v pokročilej fáze automatizácie.
Boli vytvorené prepojenia na údaje o prognózach aj na údaje odrážajúce skutočné výsledky.
Základnú správu systému zvládajú samotní používatelia bez potreby zapojenia vývojárov alebo iných špecialistov.
V praxi sa príprava výkazov vykonáva v testovacej verzii. Keď je všetko v poriadku, dokumenty sa prepnú do ostrej verzie, kde prejdú ešte jednou kontrolou a potom sa nasadia na ďalšie použitie. Celkovo nasadenie nových zostáv a súvisiacich prepojení na iné súbory prechádza trojstup- ňovým procesom.
Plány postupne prechádzajú z úrovne skupiny na nižšie úrovne, t. j. na jednotlivé firmy, strediská, nákladové strediská a účty. Spoločnosť používa podrobné nastavenie, ktoré umožňuje zmenu meny, porovnanie plánu so skutočnosťou atď. Z rámcových zostáv sa každý používateľ môže prekliknúť na detaily vstupných údajov.
Druhá fáza plánovania
Druhá fáza, ktorá je vo vývoji, sa zameriava na zjednodušenie zberu údajov. Na tento účel bola vytvorená nová aplikácia, s ktorou už spoločnosť pracuje v testovacom režime. Spracúva jednotlivé položky rozpočtu.
Aplikácia okrem iného zobrazí používateľovi rozdiely medzi mesiacmi a rokmi v jednotlivých kategóriách, aby používateľ videl, kde sa hodnota zvýšila a kde znížila. Môže tiež zobraziť rozdiely medzi nadchádzajúcim rozpočtom a prognózami, aby mohol porovnať očakávania budúceho vývoja trhu a výrobných plánov.
V aplikácii prebieha aj schvaľovanie rozpočtu, čo je veľmi praktické. Úpravy vykonané schvaľovateľom sa zobrazujú autorovi pôvodného návrhu a ten na ne môže reagovať.
Rekordne rýchla implementácia
Prvú fázu, t. j. prepojenie rozpočtov v Exceli s dátami zobrazujúcimi aktuálny stav, bolo možné realizovať do 1 mesiaca. V praxi to trvalo dlhšie, pretože nastavenie si vyžadovalo doladenie niektorých čiastkových tém z hľadiska nastavenia procesov.
Druhá fáza by za normálnych okolností vyžiadala minimalne 2 mesiace na kompletnú implementáciu a nasadenie do ostrej prevádzky.
Čo bude ďalej?
Posledným krokom budú sofistikovanejšie finančné a reportovacie výkazy. Tento tretí zahŕňa spôsob, akým bude spoločnosť získavať údaje. V súčasnosti prebieha manuálne nahrávanie, ktoré by malo byť v budúcnosti plne nahradené automatizáciou.
Spoločnosť Enviral považuje spracovanie prognóz za nevyhnutné. Dôvodom sú rýchle zmeny na trhu. Automatizované nástroje by mali poskytovať odhady budúceho vývoja cien vstupných a výstupných komodít. Tieto údaje by sa potom zohľadnili pri plánovaní.
Snahou spoločnosti je mať čo najviac automatizovaný systém, ktorý by nebol natoľko závislý od ľudskej manuálnej práce. Ľudia by v rámci svojich odborných znalostí pridávali k správam zo systému pridanú hodnotu.
