Takýto obraz do značnej miery vystihuje aj (verím, že nie len moje) prvotné pocity z témy Data Governance – obrovské, ťažko uchopiteľné a vlastne aj ťažko definovateľné (ponúkam námet na malý experiment – ak sa spýtate piatich ľudí na definicíiu pojmu Data Governance môj odhad je, že vo výsledku dostanene aspoň šesť rôznych definící).
V nasledujúcej minisérií rád poskytnem moje vnímanie tejto témy a pár (jednoduchých) rád, ako sa dá táto nie veľmi záživná téma poňať efektívne a úspešne.
Slon s názvom Data Governance
Data Governance sa javí byť skutočným slonom z mnohých dôvodov – za týmto pojmom si každý užívateľ pravdepodobne predstaví zložitý a robustný systém údajov, oprávnení a nástrojov. Jedna z mojich obľúbených definícií hovorí, že Data Governance je vo svojej podstate štruktúra vymedzujúca procesy robenia rozhodnutí vo vzťahu k údajom, s ktorými pracuje vaša organizácia.
O niečo rigoróznejšia definícia z dielne The Data Governance Institute hovorí o Data Governance ako o systéme rozhodovacích práv a zodpovednosti za procesy súvisiace s údajmi. Zjednodušene kto, kedy a čo môže vykonávať s akými údajmi a akým spôsobom.
Samotná komplikovaná definovateľnosť tohto pojmu radí Data Governance medzi s obľubou odsúvané (ale nepochybne dôležité) témy, ktoré majú tendenciu narastať do ohromných rozmerov. Ruku na srdce – kedy naposledy ste vyexportovali nejaké viac-menej citlivé údaje do Excelu a posielali ich kolegom ako nezaheslovanú prílohu?
Údajov je jednoducho stále viac, stále rozmanitejších typov a sú skladované na stále nových miestach. S rastúcou zložitosťou tohto systému rastie aj náš slon a tak v každej organizácií prichádza moment, kedy sa už nedá prehliadnuť a je nevyhnutné dostať ho preč.
Úloha to je bezpochyby náročná a v mnohých prípadoch odsúdená na dlhé komplikované projekty (s logickým záverom v podobe nepoužiteľného polovičatého výstupu). Osobne som však presvedčený, že každá úspešná iniciatíva tohto typu sa skladá z troch kľúčových oblastí.
Oblasť I: Pravidlá a princípy
Bez pravidiel to jednoducho nejde. Úspech však prichádza vtedy, keď dostávajú skutočne biznisový základ a podporu. Inými slovami, akákoľvek iniciatíva v oblasti Data Governace má šancu uspieť a priniesť reálnu hodnotu len v prípade, že reflektuje fundamentálne nastavenie vašej organizácie.
Aká je vlastne vízia takejto iniciatívy? Je primárnym cieľom proaktívne zadefinovať nové pravidlá, chrániť osoby zainteresované do práce s údajmi alebo reagovať na už vzniknuté problémy?
Aké ciele je potrebné naplniť a je ich možné merať? V prípade že áno, aký spôsob je na to najvhodnejší?
Okrem jasne zadefinovaných potrieb a očakávaní je nevyhnutné v kontexte vašej organizácie rozumieť dotknutým údajom a ich životnému cyklu. Aké dáta vlastne zbierame a k akej oblasti, resp. procesu sa viažu? Sme si si vedomí rizika, ktoré sa k týmto údajom viaže, prípadne do akej miery ho sme ochotní tolerovať?
Oblasť II: Procesy
Prebiehajúca pandémia COVID-19 okrem iného ešte viac zdôraznila fakt, akú kľúčovú úlohu v období práce z domu na minimálne osobného kontaktov zohrávajú procesy.
Každá úspešná iniciatíva v oblasti Data Governance priamo nadväzuje na tie existujúce a zároveň vytvára nové. Otázkou teda nie je, či sa dotknúť tvorby a mapovania procesov, ale ako ich správne štandardizovať, zdokumentovať a nastaviť do ľahko opakovateľnej formy.
Napriek tomu, že vytvorenie procesných máp nie je jednoduchou úlohou, umožňuje okrem iného správne formulovať otázky o relevantných dátových zdrojoch, ktoré sa daných procesov týkajú a o zabezpečení ich dostatočnej kvality a bezpečnosti.
Viac o nástrojoch, ktoré vám a vašej organizácii pomôžu s analýzou a vizualizáciou procesov sa dočítate v tomto článku od Márie Šándorovej, CTO nášho partnera Inphnity.
Oblasť III: Ľudia
Identifikácia relevantných dátových domén naviazaných na jednotlivé procesy nemusí byť jednoduchou záležitosťou. Inými slovami – z biznisového hľadiska ich potrebujeme zachytiť všetky a zároveň v čo najmenšom počte.
Kľúčovým kritériom pri ich určovaní je schopnosť jasne pomenovať osoby, ktoré dáta vytvárajú, využívajú alebo určujú príslušné pravidlá na ich použitie. Práve tieto skupiny ľudí pomáhajú jasne identifikovať vhodných “majiteľov” jednotlivých oblastí, ktorý majú potenciál nie len zabezpečovať kľúčové štandardy a pravidlá, ale aj riešenie prípadných problémov.
V komplexnejších prostrediach je v praxi osvedčený aj koncept podporných rolí – užívateľov, ktorí okrem kontaktu s danou dátovou doménou zastrešujú partikulárnu časť ich celkového manažmentu (najčastejšie ich kvalitu).
Viac o jednotlivých oblastiach a ich zložkách jednotlivých sa rád podelím v ďalších častiach tejto mini série. Dovtedy odporúčam pozrieť si náš podnetný webinár na tému Data Transformation.
