Jeseň je už tradične určená na plánovanie, forecasting a budgeting. Je to však zároveň aj nočná mora všetkých, ktorí pracujú v dotknutých oblastiach. Musí to tak byť?
V súčasnej dobe neobmedzených možností, ktoré údaje prinášajú, by bola veľká škoda nevyužiť všetky dostupné nástroje na zefektívnenie plánovania. Zabudnite na neprehľadné, monštruózne excelovské tabuľky, pri ktorých často neviete, či pracujete s najaktuálnejšou verziou dokumentu obsahujúcou pripomienky od všetkých zúčastnených kolegov….….
V nasledujúcich riadkoch sa dozviete:
- ako predísť chybám pri plánovaní,
- ako si urobiť v excelovských tabuľkách poriadok,
- ako ušetriť ľudskú prácu a vynaložený čas,
- ako dostať relevantné údaje s pridanou hodnotou.
Čo komplikuje proces plánovania?
Prieskum McKinsey & Company hovorí, že až 40 % amerických CFO pokladá svoje forecasty za nepresné a procesne veľmi zdĺhavé. Z praxe vieme, že najviac času zaberajú prípravné procesy, tzv. predzávierkové operácie, ktoré sú väčšinou stále neautomatizované, extrémne komplexné, plné repetitívnych úkonov a zbesilého prepočítavania podporných excelovských súborov.
Pri každom forecaste v exceli existuje x možností, kde môžete urobiť chybu, najmä v prípade, keď sa všetko robí ručne, iba na základe historickej skúsenosti a pocitov. Tie sú síce dôležité, ale niekedy môžu byť úplne mimo.
Čo spôsobuje najväčšie komplikácie?
- Časovo náročné procesy a kroky: tvorba nových excelovských šablón, zadávanie základných štruktúr a hodnôt do týchto šablón, ich zasielanie na doplnenie kolegom, zdĺhavý proces ich vrátenia a manuálne kopírovanie údajov do ďalšieho excelovského súboru alebo šablóny
- Riziko spojené s verzovaním dokumentu, neistota, či sa pracuje s najaktuálnejšou verziou súboru
- Opakované manuálne prepočítavanie kľúčových KPI
- Zoznam je veľmi dlhý. Firmy trávia toľko času zostavovaním čísel, že im nezostáva žiadny čas na ich kritické analýzy. Ako to môžeme napraviť?
Tipy na zefektívnenie plánovacieho procesu
– automatizovať plánovací proces cez vhodný BI nástroj, vo výsledku zredukovať čas strávený tvorbou šablón a zbieraním dát. Nástroj by mal obsahovať funkcionalitu sledovania zmien, možnosť akceptovať alebo zamietnuť rozpočty a možnosť komentovať hodnoty priamo v nástroji (write-back funkcionalita). Používatelia by mali mať možnosť vyplňovať dáta priamo v plánovacom nástroji a v ideálnom prípade ich dať do súvislosti s top-down očakávaniami, ktoré už boli predvyplnené.
– klásť si správne otázky, ako napríklad
- Ktorými opatreniami môžeme podporiť biznis tak, aby bol v súlade s top-down očakávaniami?
- Aké máme nové možnosti rastu?
- Ak nám čísla ukazujú zlý trend, prečo to tak je a čo s tým budeme robiť?
A práve tu plánovanie prináša spoločnosti skutočnú hodnotu – procesy vyžadujú MÁLO aktivity, ale prinášajú VYSOKÚ hodnotu vďaka kvalite svojho obsahu.
Radovan Oreský, dátový stratég a Chief Digital Officer v EMARK Analytics radí: “
Merajte využitie v čase a vyhodnocujte presnosť plánov, napríklad pomocou rozptylu, MAPE, RMSE, korelácie, alebo pomeru presnosti medzi predikciami vyhotovenými ľuďmi a strojmi.”
Inšpirujte sa autentickou skúsenosťou CFO s plánovaním.
V čom spočíva hodnota plánovania?
Plánovanie je tzv. business critical process, preto ho treba robiť čo najpresnejšie, najefektívnejšie a pomerne často, aby mala firma čo najlepšie forecasty.
Z praxe je známe, že pracovníci z oddelenia plánovania sa najviac sťažujú na administratívnu náročnosť plánovania, predlžovanie cyklov z dôvodu nezladených postupov, rôzne verzie dokumentov a, samozrejme, zodpovednosť kolegov.
Hodnota plánovania s využitím BI nástrojov je teda definovaná:
- Zvýšením produktivity, zlepšením presnosti;
- Jasnejšími vstupmi do projektového riadenia, lepším plánovaním kapacít (čím sa zvýši včasnosť dodania, minimalizujú sa práce naviac a prerábky, čo vedie ku kvalitnejším dodávkam aj k stabilizácii tímov;
- Pozitívnym dopadom na financie – spresnením cashflow – nastavením reálnych očakávaní, zvýšením ziskovosti, elimináciou rizika nevedomosti – na základe znalosti intervalov a pravdepodobnosti je možné určiť, aké môže/nemôže firma dať zľavy zákazníkom, koľko ľudí môže prijať do tímu, akými kanálmi má komunikovať ( a tým udržať kľúčových zákazníkov)…do čoho môže reálne investovať;
- Forecastom vyťaženosti pracovníkov v delivery – kedy je potrebné, aby zabral obchodný tím (v rámci obchodného tímu je možné sledovať a nastavovať ciele), je možné sledovať štruktúru činností zamestnancov– ako sú efektívni, ako napĺňajú ciele a vplyv na bonusový systém/mzdy.
Skúsenosti našich klientov z praxe:
Smart planning postavený na dáta technológiách využívajú stredné podniky aj medzinárodné korporácie, u nás napríklad Alliance Healthcare – popredný distribútor liekov a poskytovateľ zdravotníckych služieb, a taktiež Sellier & Bellot, významný výrobca malorážového streliva.
S využitím inovatívnych technológií dokázali výrazne zjednodušiť a sprehľadniť:
- Finančné a obchodné plánovanie;
- Odhadovanie zásob materiálu;
- Kalkuláciu bonusov vyplácaných obchodníkom;
- Určovanie KPIs a noriem zamestnancom;
Jaroslav Bílek, procesný analytik z Alliance Healthcare k používanému riešeniu poznamenal: „Automatizácia systémov a procesov, ktoré sme predtým robili ručne v rozsiahlych excelovských súboroch, pre nás znamená obrovskú úsporu času a pomohla nám upraviť dáta a vyčistiť výstupy aplikácie.”
Radovan Šula, ktorý má v spoločnosti Sellier and Bellot na starosti controlling, k zavedenej inovácii podotkol: „Vzhľadom na to, že dáta spracovávame oveľa rýchlejšie, máme viac času na ďalšie činnosti ako je modelovanie rôznych scenárov alebo správa zmien. Výstup je nepochybne presnejší a jasnejší.”
On-demand webinár týkajúci sa plánovania na stiahnutie.
Video – ako uchopiť top-down plánovanie profitability –expresne a bez chýb.
Video – úpravy #PnL – všetko na pár klikov a na jednej obrazovke.
Čo hovoria rôzne štúdie a prieskumy?
Téma plánovania je relevantná pre všetky odvetvia, pretože každý potrebuje čo najpresnejší forecast. 80 % opýtaných firiem sa zhoduje na tom, že je efektívnejšie pracovať s pružným forecastom založeným na business intelligence riešeniach ako sa spoliehať na ťažkopádne operácie s excelovskými tabuľkami.
V čom tkvie budúcnosť plánovania?
Prispôsobiť plánovanie a forecasting dnešným požiadavkám biznisu vyžaduje radikálnu zmenu prístupu k plánovaniu. Podľa renomovanej analytickej firmy BARC ide o zladenie metodológie (ako plánovať), technológií (s čím pracovať) a organizácie (ako lepšie spolupracovať). Potvrdzuje to aj infografika, ktorá ilustruje tri najčastejšie spomínané iniciatívy. Tieto uviedlo 400 firiem, ktoré sa zúčastnili prieskumu The Future of Plannning.
Plánovanie, forecasting a budgeting musia držať krok s dobou rovnako ako všetky ďalšie strategické firemné činnosti. Podľa analytikov je potrebné pozornosť zamerať na nasledujúce oblasti:
- Robiť priebežné dynamické forecasty a pružne reagovať na zmeny na trhu;
- Automatizovať všade tam, kde to dáva zmysel (napr. implementovať data management software);
- Sústrediť sa na schopnosti zamestnancov, aby dokázali pracovať s modernými riešeniami, rozumeli inovatívnym metódam a používali relevantné dáta.
Zaujalo vás naše riešenie? Sme tu pre vás…
