Ako mať plánovací proces v malíku?

Jeseň je už tradične určená na plánovanie, forecasting a budgeting. Je to však zároveň aj nočná mora všetkých, ktorí pracujú v dotknutých oblastiach. Musí to tak byť?

V súčasnej dobe neobmedzených možností, ktoré údaje prinášajú, by bola veľká škoda nevyužiť všetky dostupné nástroje na zefektívnenie plánovania. Zabudnite na neprehľadné, monštruózne excelovské tabuľky, pri ktorých často neviete, či pracujete s najaktuálnejšou verziou dokumentu obsahujúcou pripomienky od všetkých zúčastnených kolegov….….

V nasledujúcich riadkoch sa dozviete:

ako predísť chybám pri plánovaní,
ako si urobiť v excelovských tabuľkách poriadok,
ako ušetriť ľudskú prácu a vynaložený čas,
ako dostať relevantné údaje s pridanou hodnotou.

Čo komplikuje proces plánovania?

Prieskum McKinsey & Company hovorí, že až 40 % amerických CFO pokladá svoje forecasty za nepresné a procesne veľmi zdĺhavé. Z praxe vieme, že najviac času zaberajú prípravné procesy, tzv. predzávierkové operácie, ktoré sú väčšinou stále neautomatizované, extrémne komplexné, plné repetitívnych úkonov a zbesilého prepočítavania podporných excelovských súborov.

Pri každom forecaste v exceli existuje x možností, kde môžete urobiť chybu, najmä v prípade, keď sa všetko robí ručne, iba na základe historickej skúsenosti a pocitov. Tie sú síce dôležité, ale niekedy môžu byť úplne mimo.

Čo spôsobuje najväčšie komplikácie?

Časovo náročné procesy a kroky: tvorba nových excelovských šablón, zadávanie základných štruktúr a hodnôt do týchto šablón, ich zasielanie na doplnenie kolegom, zdĺhavý proces ich vrátenia a manuálne kopírovanie údajov do ďalšieho excelovského súboru alebo šablóny
Riziko spojené s verzovaním dokumentu, neistota, či sa pracuje s najaktuálnejšou verziou súboru
Opakované manuálne prepočítavanie kľúčových KPI
Zoznam je veľmi dlhý. Firmy trávia toľko času zostavovaním čísel, že im nezostáva žiadny čas na ich kritické analýzy. Ako to môžeme napraviť?

Tipy na zefektívnenie plánovacieho procesu

– automatizovať plánovací proces cez vhodný BI nástroj, vo výsledku zredukovať čas strávený tvorbou šablón a zbieraním dát. Nástroj by mal obsahovať funkcionalitu sledovania zmien, možnosť akceptovať alebo zamietnuť rozpočty a možnosť komentovať hodnoty priamo v nástroji (write-back funkcionalita). Používatelia by mali mať možnosť vyplňovať dáta priamo v plánovacom nástroji a v ideálnom prípade ich dať do súvislosti s top-down očakávaniami, ktoré už boli predvyplnené.

– klásť si správne otázky, ako napríklad

Ktorými opatreniami môžeme podporiť biznis tak, aby bol v súlade s top-down očakávaniami?
Aké máme nové možnosti rastu?
Ak nám čísla ukazujú zlý trend, prečo to tak je a čo s tým budeme robiť?

A práve tu plánovanie prináša spoločnosti skutočnú hodnotu – procesy vyžadujú MÁLO aktivity, ale prinášajú VYSOKÚ hodnotu vďaka kvalite svojho obsahu.

Radovan Oreský, dátový stratég a Chief Digital Officer v EMARK Analytics radí: “

Merajte využitie v čase a vyhodnocujte presnosť plánov, napríklad pomocou rozptylu, MAPE, RMSE, korelácie, alebo pomeru presnosti medzi predikciami vyhotovenými ľuďmi a strojmi.”

Inšpirujte sa autentickou skúsenosťou CFO s plánovaním.

V čom spočíva hodnota plánovania?

Plánovanie je tzv. business critical process, preto ho treba robiť čo najpresnejšie, najefektívnejšie a pomerne často, aby mala firma čo najlepšie forecasty.

Z praxe je známe, že pracovníci z oddelenia plánovania sa najviac sťažujú na administratívnu náročnosť plánovania, predlžovanie cyklov z dôvodu nezladených postupov, rôzne verzie dokumentov a, samozrejme, zodpovednosť kolegov.

Hodnota plánovania s využitím BI nástrojov je teda definovaná:

Zvýšením produktivity, zlepšením presnosti;
Jasnejšími vstupmi do projektového riadenia, lepším plánovaním kapacít (čím sa zvýši včasnosť dodania, minimalizujú sa práce naviac a prerábky, čo vedie ku kvalitnejším dodávkam aj k stabilizácii tímov;
Pozitívnym dopadom na financie – spresnením cashflow – nastavením reálnych očakávaní, zvýšením ziskovosti, elimináciou rizika nevedomosti – na základe znalosti intervalov a pravdepodobnosti je možné určiť, aké môže/nemôže firma dať zľavy zákazníkom, koľko ľudí môže prijať do tímu, akými kanálmi má komunikovať ( a tým udržať kľúčových zákazníkov)…do čoho môže reálne investovať;
Forecastom vyťaženosti pracovníkov v delivery – kedy je potrebné, aby zabral obchodný tím (v rámci obchodného tímu je možné sledovať a nastavovať ciele), je možné sledovať štruktúru činností zamestnancov– ako sú efektívni, ako napĺňajú ciele a vplyv na bonusový systém/mzdy.

Skúsenosti našich klientov z praxe:

Smart planning postavený na dáta technológiách využívajú stredné podniky aj medzinárodné korporácie, u nás napríklad Alliance Healthcare – popredný distribútor liekov a poskytovateľ zdravotníckych služieb, a taktiež Sellier & Bellot, významný výrobca malorážového streliva.

S využitím inovatívnych technológií dokázali výrazne zjednodušiť a sprehľadniť:

Finančné a obchodné plánovanie;
Odhadovanie zásob materiálu;
Kalkuláciu bonusov vyplácaných obchodníkom;
Určovanie KPIs a noriem zamestnancom;

Jaroslav Bílek, procesný analytik z Alliance Healthcare k používanému riešeniu poznamenal: „Automatizácia systémov a procesov, ktoré sme predtým robili ručne v rozsiahlych excelovských súboroch, pre nás znamená obrovskú úsporu času a pomohla nám upraviť dáta a vyčistiť výstupy aplikácie.”

Radovan Šula, ktorý má v spoločnosti Sellier and Bellot na starosti controlling, k zavedenej inovácii podotkol: „Vzhľadom na to, že dáta spracovávame oveľa rýchlejšie, máme viac času na ďalšie činnosti ako je modelovanie rôznych scenárov alebo správa zmien. Výstup je nepochybne presnejší a jasnejší.”

On-demand webinár týkajúci sa plánovania na stiahnutie.

Video – ako uchopiť top-down plánovanie profitability –expresne a bez chýb.

Video – úpravy #PnL – všetko na pár klikov a na jednej obrazovke.

Čo hovoria rôzne štúdie a prieskumy?

Téma plánovania je relevantná pre všetky odvetvia, pretože každý potrebuje čo najpresnejší forecast. 80 % opýtaných firiem sa zhoduje na tom, že je efektívnejšie pracovať s pružným forecastom založeným na business intelligence riešeniach ako sa spoliehať na ťažkopádne operácie s excelovskými tabuľkami.

V čom tkvie budúcnosť plánovania?

Prispôsobiť plánovanie a forecasting dnešným požiadavkám biznisu vyžaduje radikálnu zmenu prístupu k plánovaniu. Podľa renomovanej analytickej firmy BARC ide o zladenie metodológie (ako plánovať), technológií (s čím pracovať) a organizácie (ako lepšie spolupracovať). Potvrdzuje to aj infografika, ktorá ilustruje tri najčastejšie spomínané iniciatívy. Tieto uviedlo 400 firiem, ktoré sa zúčastnili prieskumu The Future of Plannning.

Plánovanie, forecasting a budgeting musia držať krok s dobou rovnako ako všetky ďalšie strategické firemné činnosti. Podľa analytikov je potrebné pozornosť zamerať na nasledujúce oblasti:

Robiť priebežné dynamické forecasty a pružne reagovať na zmeny na trhu;
Automatizovať všade tam, kde to dáva zmysel (napr. implementovať data management software);
Sústrediť sa na schopnosti zamestnancov, aby dokázali pracovať s modernými riešeniami, rozumeli inovatívnym metódam a používali relevantné dáta.