Jak mít plánovací proces v malíku?

Podzim, tradiční čas pro planning, forecasting a budgeting. Noční můra všech pracovníků v dotčených oblastech. Zbytečně…
V současné době neomezených datových možností by byla velká škoda nevyužít všech dostupných nástrojů pro zefektivnění planningové agendy a pracovat jen s nepřehlednými, monstrózními excely, u kterých často nevíte, zda pracujete s poslední verzí dokumentu obsahující připomínky od všech zúčastněných kolegů….

Na následujících řádcích se dozvíte:

jak předejít chybám při plánování,
jak udělat v excelových tabulkách řád,
jak uspořit lidskou práci a vynaložený čas,
či jak dostat ještě relevantnější data s přidanou hodnotou navíc.

Co komplikuje proces planningu?

Průzkum McKinsey & Company říká, že až 40 % amerických CFO pokládá své forecasty za nepřesné a procesně velmi zdlouhavé. Z praxe víme, že nejvíce času zabírají přípravné procesy, tzv. předzávěrkové operace, které jsou většinou stále neautomatizované, extrémně komplexní, plné repetitivních úkonů a zběsilého přepočítávání podpůrných excelů.
Při každém forecastu v excelu máte navíc x možností, kde udělat chybu, zejména v případě, když se vše dělá ručně, na základě historické zkušenosti a pocitů. Ty jsou sice důležité, ale někdy mohou být zcela mimo.

Co jsou tedy největší komplikace?

Časově náročné procesní kroky: tvorba pokaždé nových excelovských šablon; zadávání základních struktur a hodnot do těchto šablon; jejich zasílání na doplnění; jejich získávání zpět a manuální kopírování do dalšího excelovského templatu
Riziko spojené s verzováním dokumentu, nejistota ohledně práce s poslední verzí souboru
Opakované manuální přepočítávání klíčových KPIs
Seznam by mohl mít dlouhé pokračování. Firmy tráví tolik času sestavováním čísel, že jim nezbývá žádný čas na kritické analýzy těchto hodnot. Jak je možné toto zvrátit?

Tipy na zefektivnění plánovacího procesu

– automatizovat plánovací proces skrze vhodný BI nástroj, ve výsledku zredukovat čas strávený tvorbou šablon a sbíráním dat. Nástroj by měl obsahovat funkcionalitu sledování změn, možnost akceptovat nebo zamítnout rozpočty a možnost komentovat hodnoty přímo v nástroji (write-back funkcionalita). Byznys useři by měli vyplňovat data přímo v plánovacím nástroji, ideálně dané do souvislosti s top-down očekáváním, které již bylo předvyplněno.

– klást si správné otázky, jako například:

Kterými opatřeními můžeme podpořit byznys tak, aby byl v souladu s top-down očekáváním?
Jaké máme nové možnosti růstu?
Pokud nám čísla ukazují špatný trend, proč tomu tak je a co s tím budeme dělat?

To je přesně to, kde plánování přináší společnosti skutečnou hodnotu, kdy proces vyžaduje MÁLO aktivity, ale přináší VYSOKOU hodnotu a kvalitu svého obsahu.

Radovan Oreský, datový stratég a Chief Digital Officer v EMARK Analytics radí: “
Měřte využití v čase a vyhodnocujte přesnost plánů, například pomocí rozptylu, MAPE, RMSE, korelace, nebo poměru přesnosti lidských a strojových predikcí.”
Inspirujte se autentickou zkušeností CFO s plánováním.

V čem spočívá hodnota plánování?

Plánování je business critical process, proto je třeba dělat jej co nejpřesněji, nejefektivněji a poměrně často, aby měla firma co nejlepší forecasty.
Z praxe je známo, že pracovníci z oddělení plánování, si nejvíc stěžují na administrativní náročnost plánování, prodlužování cyklu kvůli nesladěným postupům, verzím a zodpovědnostem kolegů.

Hodnota plánování s využitím BI nástrojů je tedy definována:

Zvýšením produktivity; Zlepšením přesnosti;
Jasnějšími vstupy do projektového řízení, lepším plánováním kapacit (čímž se zvýší včasnost dodání, , minimalizují se vícepráce a předělávky, což vede ke kvalitnějším dodávkám i ke stabilizaci týmů;
Pozitivním dopadem na finance – zpřesněním cashflow – nastavením reálných očekávání, zvýšením ziskovosti, eliminací rizika nevědomosti – na základě znalosti intervalů a pravděpodobnosti lze určit, jaké může/nemůže firma dát slevy zákazníkům, kolik lidí může přijmout do týmu, jakými kanály má komunikovat (a tím udržet klíčové zákazníky)…do čeho může reálně investovat;
Forecastem vytíženosti pracovníků v delivery – kdy je třeba, aby zabral obchodní tým, u kterého se dají sledovt a nastavovat targety, je možné sledovat strukturu činnosti lidí – jak jsou efektivní, jak naplňují cíle a dopad na bonusový systém/výplaty mezd.

Zkušenosti našich klientů z praxe:

Smart planning postavený na data technologiích využívají střední podniky i mezinárodní korporace, u nás například Alliance Healthcare – přední distributor léků a poskytovatel zdravotnických služeb, také Sellier & Bellot, významný výrobce malorážového střeliva.
S využitím inovatívních technologií dokázali výrazně zjednodušit a zpřehlednit:

Finanční a obchodní plánování;
Odhadování zásob materiálu;
Kalkulace bonusů obchodníkům;
Určování KPIs a norem zaměstnancům;

Jaroslav Bílek, procesní analytik z Alliance Healthcare k používanému řešení poznamenal: “Automatizace systémů a procesů, které jsme dříve dělali ručně s obrovskými excelovými listy, je obrovskou úsporou času. Pomohla upravit data, vyčistit výstupy aplikace.”
Radovan Šula, který má ve společnosti Sellier and Bellot na starosti controlling, k zavedené inovaci podotkl: “Vzhledem k tomu, že data zpracováváme mnohem rychleji, je více času na další činnosti jako je modelování různých scénářů nebo správa změn. Výstup je nepochybně přesnější a jasnější.”

On-demand webinář k planningu ke stažení.

Video – jak uchopit top-down plánování profitability – expresně a bez chyb.

Video – úpravy #PnL – všechno na pár kliků a na jedné obrazovce.

Co říkají studie a průzkumy?

Téma plánování je relevantní pro všechna odvětví, každý potřebuje co nejpřesnější scénář budoucnosti. 80 % dotázaných firem se shoduje na tom, že je efektivnější pracovat s pružným forecastem založeným na business intelligence než spoléhat na těžkopádné operace s excelovskými tabulkami.

V čem tkví budoucnost plánování?

Přizpůsobit plánování a forecasting dnešním požadavkům byznysu vyžaduje radikální změnu přístupu k plánování. Podle renomované analytické firmy BARC jde o sladění metodologie (jak plánovat), technologií (s čím pracovat) a organizace (jak lépe spolupracovat). Potvrzuje to i infografika, která ilustruje tři nejčastěji skloňované iniciativy 400 firem, které se zúčastnily průzkumu The Future of Plannning.

Planning, forecasting a budgeting musí držet krok s dobou stejně jako všechny další strategické firemní činnosti. Podle analytiků je třeba svou pozornost zaměřit na následující oblasti:

Dělat průběžné dynamické forecasty a pružně reagovat na změny na trhu;
Automatizovat všude tam, kde to dává smysl (např. zřídit data management software);
Soustředit se na schopnosti zaměstnanců, aby dovedli pracovat s moderními řešeními, rozuměli inovativním metodám a používali relevantní data.