Ochrana soukromí a osobních údajů

V případě, že jste jako zákazník projevili zájem o naše služby, musíme Vaše osobní údaje zpracovávat za účelem komunikace ohledně možnosti a podmínek poskytnutí služeb (včetně analýzy prostředí, návrhu architektury řešení, ověření vhodnosti navrženého řešení ve specifických podmínkách zákazníka atd.), jakož i jednání ohledně smluvních podmínek.

V případě, že máte zájem objednat si služby nabízené v našem portfoliu, musíme zpracovávat Vaše osobní údaje nejen z toho důvodu, abychom mohli náležitě přijmout a vyřídit Vaši objednávku, ale také abychom mohli objednané služby poskytnout, vyřídit případnou reklamaci, ukončit smluvní vztah a provádět další činnosti a úkony s tím související.

Zpracovávat Vaše osobní údaje můžeme i bez Vašeho souhlasu, pokud je to nezbytné pro náležité plnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli.

Po dobu trvání smlouvy a 4 roky po jejím ukončení.

Provádíme také všeobecný průzkum potenciálních zákazníků a smluvních partnerů z vlastní sítě kontaktů, z veřejných zdrojů (standardní obchodní kontakty uvedené na webových stránkách) nebo obdržené při osobní komunikaci se žádostí o další oslovení, jakož i kontaktů osob, které se přihlásily k odběru newsletteru nebo se zúčastnily marketingových či jiných akcí, případně, jejichž osobní údaje byly poskytnuty od osob participujících ve skupině Qlik. Vedeme evidenci potenciálních a stávajících zákazníků a také smluvních partnerů včetně aktivity provedené za účelem získání a udržení takového zákazníka a/nebo smluvního partnera.

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, jelikož nám to umožňuje náš oprávněný zájem zvýšit prodejnost služeb z našeho portfolia a rozvinout naši podnikatelskou činnost, navázat spolupráci s potenciálním zákazníkem či smluvním partnerem, snížit administrativní zátěž spojenou s rozvojem podnikání a zároveň zajistit, aby nedocházelo k vícenásobnému oslovování těch potenciálních zákazníků a smluvních partnerů, kteří nemají o nabízené služby či spolupráci zájem.

Po dobu trvání komunikace s potenciálním zákazníkem a smluvním partnerem, a po dobu trvání smluvního vztahu se stávajícím zákazníkem a smluvním partnerem a 3 roky od zániku tohoto smluvního vztahu.

Pokud jste u nás již v minulosti zakoupili služby od kterékoli společnosti EMARK Group, máme zájem Vám nabízet ke koupi i další podobné služby z našeho portfolia. Z tohoto důvodu Vám budeme zasílat nabídku takových služeb, o které byste mohli projevit zájem. Jedná se o tzv. přímý marketing.

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, jelikož nám to umožňuje náš oprávněný zájem zvyšovat prodejnost našich služeb a poptávku po nich, a to ve vztahu k zákazníkům, kteří si již u nás služby zakoupili, a kteří podle nás mohou důvodně očekávat, že jim budeme další takové informace o podobných službách z našeho portfolia nabízet (zasílat). Proti zpracování Vašich údajů v rámci přímého marketingu máte právo kdykoli namítat.

Po dobu existence našeho smluvního vztahu a 5 let po jeho ukončení.

I v případech, kdy se nejedná o přímý marketing (např. nejste ještě náš zákazník nebo Vám chceme nabídnout služby, které nejsou podobné službám, které jste si u nás zakoupili), Vás chceme informovat o novinkách, nabídkách, pozvánkách na události, školeních, či jiných speciálních akcích a reklamních nabídkách. Plánujeme takové informování provádět telefonicky, e-mailem, prostřednictvím sociálních sítí nebo jiným obdobným způsobem.

Můžeme tak učinit pouze tehdy, poskytnete-li nám souhlas se zpracováním osobních údajů.

Po dobu trvání souhlasu, který můžete odvolat kdykoliv, nejpozději však do 5 let od udělení souhlasu (po uplynutí této doby Vás můžeme požádat o opětovný souhlas, přičemž se můžete svobodně rozhodnout, zda nám jej udělíte nebo ne).

V případě, že se přihlásíte na seminář, webinář, školení, konferenci či jinou akci, nebo budete mít zájem některou z našich služeb vyzkoušet, potřebujeme zpracovat Vaše osobní údaje, abychom mohli Vaši účast na takové akci zabezpečit nebo Vám požadovanou službu zpřístupnit, a to včetně získávání zpětné vazby (feedbacku) a zjišťování spokojenosti, které jsou s tím spojené. Je-li to nezbytné pro zajištění kontroly přístupu na akce, u nichž je omezen počet účastníků, nebo jde o zpoplatněnou akci registrovaných účastníků, sepisuje se na akcích také prezenční listina.

Váš souhlas není v tomto případě nutný, jelikož projevením zájmu o účast na akci či vyzkoušením některé z našich služeb vzniká smluvní vztah, v rámci kterého budeme zajišťovat Vaši účast, případně testování služby a provádět činnosti s tím spojené.

Po dobu trvání akce, případně možnosti testování služby a 1 měsíc po jejich ukončení.

S vaším souhlasem máme zájem pořizovat fotografie a/nebo videa, na kterých bude zachycena Vaše podoba. Tyto fotografie a/nebo videa použijeme k propagaci naší činnosti a aktivit, a to zejména jejich zveřejněním v reklamních a propagačních materiálech, v médiích (televize, rozhlas, tisk), na webové stránce, v příspěvcích a v placené reklamě na sociálních sítích (zejména LinkedIn, Facebook, Instagram), v e-mailech, newslettrech a ve vyhledávání Google.

Můžeme tak učinit pouze tehdy, poskytnete-li nám souhlas se zpracováním osobních údajů.

Po dobu trvání souhlasu, který můžete odvolat kdykoliv, nejpozději však do 5 let od udělení souhlasu (po uplynutí této doby Vás můžeme požádat o opětovný souhlas, přičemž se můžete svobodně rozhodnout, zda nám jej udělíte nebo ne).

Rovněž máme zájem pořizovat fotografie a/nebo videa, na kterých bude zachycena Vaše podoba pouze z dálky nebo ve větší skupině lidí, což znesnadní určení Vaší totožnosti. Tyto fotografie a/nebo videa použijeme pouze k propagaci té činnosti, při které byla Vaše podoba zachycena (např. účast na námi organizované akci, např. workshopu), a to zejména jejich zveřejněním v reklamních a propagačních materiálech, v médiích (televize, rozhlas, tisk), na webové stránce, v příspěvcích a v placené reklamě na sociálních sítích (zejména Facebook, Instagram, YouTube), v e-mailech, newslettrech a ve vyhledávání Google.

Takové zpracování nevyžaduje Váš souhlas, neboť tyto fotografie a/nebo videa potřebujeme k propagaci akce nebo činnosti, které se účastníte a která souvisí s naší podnikatelskou činností (jedná se o náš oprávněný zájem) a fotografie a/nebo videa jsou pořizovány z dálky či ve větší skupině lidí, což znamená, že Vás bude obtížnější rozpoznat. Kromě toho budete mít vždy možnost vyhnout se zachycení Vaší podoby, přičemž pokud budete na fotografii a/nebo videu zachyceni a nebudete s tím souhlasit, můžete nás kdykoli kontaktovat a my zajistíme výmaz Vaší podoby nebo zabráníme zveřejnění fotografie a/nebo videa, pokud to bude z naší strany možné.

Po dobu 5 let od pořízení fotografie a/nebo videa, nebudete-li dříve úspěšně namítat proti takovému zpracování.

V některých případech máme zájem vytvářet a zveřejňovat články, blogy a jiné reklamní a marketingové podklady, které obsahují Vaše osobní údaje (např. jako autora článku či jako poskytovatele reference nebo jiných vyjádření).

V případě, že máme s Vámi za tímto účelem uzavřenou smlouvu (např. smlouvu o dílo a licenční smlouvu), nepotřebujeme Váš další souhlas ke zpracování osobních údajů.

Pokud však smlouvu uzavřenou nemáme, jediným právním základem pro takové zpracování osobních údajů je Váš souhlas.

Po dobu trvání smlouvy nebo po dobu trvání souhlasu, který můžete kdykoli odvolat, nejpozději však do 5 let od udělení souhlasu (po uplynutí této doby Vás můžeme požádat o opětovný souhlas, přičemž se můžete svobodně rozhodnout, zda nám jej udělíte nebo ne).

Pokud jste naším dodavatelem, externím pracovníkem nebo jiným smluvním partnerem (např. vendorem, Qlik partnerem, OEM partnerem), potřebujeme zpracovat Vaše osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění smlouvy, kterou máme s Vámi uzavřenou, a to zejména proto, abychom s Vámi mohli komunikovat o podmínkách smlouvy, smlouvu uzavřít a následně ji náležitě plnit a případně vypovědět.

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat bez Vašeho souhlasu, pokud je to nezbytné pro řádné plnění uzavřené smlouvy.

Po dobu trvání smlouvy a 4 roky po jejím ukončení.

Vaše osobní údaje také potřebujeme sdílet mezi společnostmi skupiny EMARK group, a to za účelem řešení vnitřních administrativních činností skupiny EMARK Group, a také pro rychlejší, úspornější a efektivnější péči o zákazníky a smluvní partnery. V tomto případě může také docházet k přenosu Vašich osobních údajů do třetích zemí (např. Austrálie).

Vaše základní osobní údaje potřebujeme také sdílet společnostem skupiny Qlik (zejména americké společnosti QlikTech Inc. či společnosti Zift Solutions, Inc.), a to za účelem zabezpečení prodeje Qlik řešení, vyřizování objednávek a poptávek zákazníků, či potřeby prokazování uskutečnění plnění, které je poskytováno nebo financováno některou ze společností Qlik. V tomto případě může také docházet k přenosu Vašich osobních údajů do třetích zemí (např. USA).

Pro tento účel nepotřebujeme ke zpracování Vašich osobních údajů Váš souhlas, jelikož nám to umožňuje náš oprávněný zájem a oprávněný zájem třetích stran (společností skupiny Qlik), kterým je zájem sdílet základní údaje o zákaznících a jiných smluvních partnerech v rámci skupiny společností EMARK group z důvodu potřeby řešení vnitřních administrativních činností skupiny EMARK Group, a také pro rychlejší, úspornější a efektivnější péči o zákazníky a smluvní partnery a za účelem efektivního prodeje Qlik řešení, vyřizování objednávek a poptávek zákazníků, či potřeby prokazování uskutečnění plnění, které je poskytováno nebo financováno některou ze společností Qlik.

Po dobu trvání smluvního vztahu mezi zákazníkem/smluvním partnerem a některou ze společnosti EMARK Group a 4 roky po jeho ukončení.

Pokud jste pouze kontaktní osobou našeho zákazníka, či jiného smluvního partnera (např. jeho statutární zástupce, zaměstnanec nebo externí pracovník), zpracováváme pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění smlouvy, kterou spolu máme uzavřenou.

V tomto případě nepotřebujeme Váš souhlas, jelikož Vaše osobní údaje je nezbytné zpracovávat z toho důvodu, aby bylo možné řádně plnit smlouvu, v rámci které jste byli uvedeni jako kontaktní osoba, a tedy našim oprávněným zájmem a oprávněným zájmem našeho smluvního partnera, pro kterého jste kontaktní osoba, je zajistit řádné a včasné plnění takové smlouvy.

Po dobu trvání smlouvy a 4 roky po jejím ukončení.

Jako účetní jednotka vedeme účetnictví v souladu s příslušnými obecně závaznými právními předpisy, přičemž z tohoto důvodu musíme zpracovávat i některé Vaše osobní údaje, které se uvádějí v účetní evidenci (např. příchozí a odchozí faktury, zápisy ohledně vedení pokladny).

Pro tento účel zpracováváme Vaše osobní údaje bez Vašeho souhlasu, jelikož je to nezbytné ke splnění naší zákonné povinnosti vést řádně účetnictví a plnit povinnosti s tím spojené.

Po dobu 10 let od vyhotovení účetního dokumentu/podkladu.

Máme také povinnosti v oblasti daňových předpisů, zejména podle zákona o dani z příjmů a zákona o dani z přidané hodnoty, proto musíme zpracovávat Vaše osobní údaje i tehdy, kdy nám to daňové předpisy ukládají.

Pro tento účel zpracováváme Vaše osobní údaje bez Vašeho souhlasu, jelikož je to nezbytné ke splnění naší zákonné povinnosti podle daňových předpisů.

Podle obecně závazných právních předpisů, většinou po dobu 10 let od vyhotovení daňového dokumentu/podkladu.

V rámci naší činnosti sledujeme a kontrolujeme dodržování právních předpisů, vyřizujeme právní záležitosti, a pokud je to nutné, tak uplatňujeme a vymáháme naše práva a nároky, případně se bráníme vůči uplatněným a vymáhaným právům a nárokům třetích osob.

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, pokud je to nezbytné k tomu, abychom mohli uplatňovat a vymáhat naše práva a nároky, případně se řádně bránit vůči uplatněným a vymáhaným právům a nárokům třetích osob, a to v souladu s příslušnými obecně závaznými právními předpisy. Uvedené je naším oprávněným zájmem.

Po dobu existence a vymahatelnosti práv a nároků (zejména do okamžiku promlčení nároku).

Vedeme také databázi příchozí a odchozí pošty a jiné záznamy v rámci registru podle zákona 395/2002 Sb., ve které se mohou nacházet Vaše osobní údaje, pokud jste například adresát nebo příjemce zásilky.

Pro tento účel zpracováváme Vaše osobní údaje bez Vašeho souhlasu, jelikož je to nezbytné ke splnění naší zákonné povinnosti podle příslušného zákona.

Podle námi stanovené doby, která vychází z právních předpisů nebo námi určené délky, která odpovídá požadavku minimalizace doby uchovávání, v rámci běžné korespondence však většinou 3 roky. V případě, že Vám není jasné, po jakou dobu Vaše osobní údaje zpracováváme, je možné nás za tímto účelem kdykoli kontaktovat.

V některých případech vytváříme pro zhodnocení výsledků naší činnosti statistiky z osobních údajů, přičemž v tomto procesu jsou osobní údaje anonymizovány a výsledky statistiky obsahují pouze údaje, které nelze přiřadit ke konkrétní fyzické osobě.

Máme za to, že pro uvedené zpracování osobních údajů nepotřebujeme Váš souhlas, jelikož statistiky vytváříme z již dostupných osobních údajů, které jsou oprávněně zpracovávány pro jiné účely, a tedy tvorba statistik je pouze odvozeným účelem.

Během tvorby příslušné statistiky, jejímž výsledkem je vytvoření statistiky anonymizovaných údajů.

Abychom mohli zajistit funkčnost a bezpečnost naší webové stránky a její správné načtení ve Vašem internetovém prohlížeči, používáme tzv. základní cookies umožňující realizovat základní funkcionality webové stránky.

Vaše osobní údaje zpracováváme z důvodu, že máme zájem zajistit řádné fungování webové stránky a její základní funkcionality. Z tohoto důvodu můžeme tyto údaje zpracovávat i bez vašeho souhlasu.

Po dobu uvedenou v textu “Cookies” zveřejněném na webové stránce.

Jelikož Vám chceme zpříjemnit a zefektivnit používání webové stránky, využíváme i další cookies, které však nejsou nezbytně nutné pro její správné fungování, ale využívají se například pro lepší přizpůsobení reklam Vašim zájmům, analýzu a vytváření statistik, abychom mohli webové stránky upravit pro lepší fungování. Využíváme cookies třetích stran, například Google.

Tyto údaje můžeme zpracovávat pouze na základě Vašeho souhlasu, který nám udělíte při návštěvě webové stránky, přičemž si můžete vybrat, zda cookies povolíte nebo ne. Zároveň máte právo takový souhlas kdykoli odvolat.

Po dobu uvedenou v textu “Cookies” zveřejněném na webové stránce.

Na naší webové stránce máme zveřejněno několik kontaktních formulářů a chat, jejichž prostřednictvím nás můžete kontaktovat a oslovit (např. za účelem zodpovězení poptávky nebo dotazu ohledně našich služeb, podpory nebo pomoci (helpdesk), vyžádání a stažení demoverze vybraných služeb nebo konkrétní služby (produktu), stažení marketingového nebo obchodního materiálu (e-book, whitepaper atd.), a pod.). Z tohoto důvodu musíme zpracovávat i Vaše osobní údaje, které ve formuláři nebo chatu uvedete, případně které nám zpřístupníte na základě další komunikace, a to pro účely vyřízení příslušné poptávky.

Ke zpracování Vašich osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme Vás souhlas, jelikož Vaše poptávky považujeme za žádosti, které se týkají předsmluvních nebo smluvních vztahů.

V případě formuláře, kterým žádáte o zasílání newsletteru, resp. souhlasíte s marketingovými aktivitami bude pro zpracování Vašich osobních údajů vyžadován Váš souhlas.

Po dobu řešení příslušné poptávky.

V případě formuláře pro zasílání newsletterů po dobu platnosti souhlasu, který můžete kdykoli odvolat, nejpozději však do 5 let od udělení souhlasu (po uplynutí této doby Vás můžeme požádat o opětovný souhlas, přičemž se můžete svobodně rozhodnout, zda nám jej udělíte nebo ne).

Pokud se na nás obrátíte s žádostí o zaměstnání (např. prostřednictvím formuláře určeného k tomuto účelu), zpracováváme vaše osobní údaje pro účely posouzení vašeho životopisu nebo jiných údajů, které nám v této souvislosti poskytnete, jakož i pro účely výběrového řízení a související komunikace spojené s náborem, včetně informování o vašem úspěchu/neúspěchu jako uchazeče o zaměstnání.

Pokud se na nás obrátíte s žádostí o zaměstnání na konkrétní pracovní místo (pozici), zpracováváme vaše osobní údaje bez vašeho souhlasu v rámci tzv. předsmluvních pracovních vztahů.

Pokud se ucházíte o zaměstnání, aniž bychom měli konkrétní volné pracovní místo, o které se ucházíte, nebo pokud chcete, abychom vaše osobní údaje uchovávali pro případná budoucí volná pracovní místa, můžeme vás do databáze uchazečů zařadit pouze tehdy, pokud nám k tomu dáte souhlas.

V tomto případě uchováváme vaše údaje po dobu trvání výběrového řízení a 3 roky po jeho ukončení pro případ, že by v souvislosti s výběrovým řízením vznikly určité právní nároky, které by bylo třeba prokázat nebo vyvrátit.

V druhém případě budeme údaje uchovávat po dobu trvání souhlasu, který můžete kdykoli odvolat, nejpozději však po dobu 2 let od data udělení souhlasu (po uplynutí této doby vás můžeme o souhlas znovu požádat, a to podle vašeho uvážení, ať už se rozhodnete jej udělit, či nikoli).

Jelikož máme zájem rozvíjet naše aktivity a zajistit co nejširší povědomí o naší činnosti, zřídili jsme na sociálních sítích (např. LinkedIn) vlastní fanouškovské stránky, uživatelské účty či kanály, přes které můžete o naší činnosti získávat informace, přičemž můžete komentovat, sdílet nebo lajkovat naše příspěvky. Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze za účelem správy a administrace fanouškovských stránek, uživatelských účtů a kanálů a získávání anonymizovaných údajů o statistikách.

Tyto osobní údaje můžeme pro tento účel zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, jelikož máme za to, že očekáváte, že budeme spravovat a zajišťovat administrativu fanouškovských stránek, uživatelských účtů a kanálů, s čímž je neoddělitelně spojeno i zpracování osobních údajů těch uživatelů, kteří se stali našimi fanoušky, komentovali nebo sdíleli náš příspěvek, či byli jinak aktivní na naší fanouškovské stránce, uživatelském účtu nebo kanálu. V případě vytváření statistik jsou nám tyto údaje zpřístupněny správci sociálních sítí pouze v anonymizované podobě, přičemž vzhledem k výše uvedenému se domníváme, že k jejich zpřístupnění a zpracování nepotřebujeme Váš zvláštní souhlas; tím není dotčena odpovědnost příslušného správce sociální sítě za zpracování Vašich osobních údajů, které slouží jako podklad pro tvorbu těchto statistik.

Po dobu existence fanouškovské stránky, uživatelského účtu, kanálu, nejpozději po dobu 5 let od zahájení zpracování osobních údajů.

Jelikož si dáváme záležet na zabezpečení ochrany dat a informační bezpečnosti v naší organizaci, můžeme zpracovávat osobní údaje i proto, že je to nutné z důvodu IT bezpečnosti, bezpečnostních incidentů a z důvodu řešení jiných otázek souvisejících s IT správou.

Uvedené můžeme realizovat i bez souhlasu, jelikož naším zájmem je ochránit informační systémy, a tedy i Vaše osobní údaje. V tomto případě zpracováváme zejména údaje o Vaší IP adrese.

Po dobu nezbytnou pro zajištění dosledování bezpečnostního incidentu, nejpozději po dobu 6 měsíců.

Máme zájem si řádně plnit všechny povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů, a proto zpracováváme i Vaše osobní údaje, je-li to nezbytné pro vyřizování poptávek, žádostí, bezpečnostních incidentů a plnění povinností ve smyslu GDPR a Zákona.

Uvedené zpracování osobních údajů můžeme provádět i bez Vašeho souhlasu, pokud je to nezbytné k tomu, abychom splnili naše povinnosti provozovatele dle GDPR a Zákona.

Po dobu 5 let od vytvoření výstupu.